بدون شک در طول کار و زندگی برای واگذاری مسوولیت به فرد یا گروه با این چالش مواجه شدید که از کجا شروع کنم؟ به چه فردی می توانم مسوولیت بدهم؟ به چه فردی نباید مسوولیت بدهم؟ و سوالات دیگری که برای ما در این شرایط پیش خواهد آمد. در این مقاله در رابطه با اصول اولیه و نکاتی که ممکن است به سادگی از کنار آنها گذشته باشیم، اشاره خواهم کرد و ابتدا به تعریف اولیه مسوولیت خواهم پرداخت.

تعریف مسوول و مسوولیت

مسوول کسی است که باید وظیفه‌­ای را انجام دهد، فردی است که مسوولیت اتخاذ تصمیم را دارد و باید پاسخگوی فعالیت‌ باشد.

دلایل خوب واگذاری مسوولیت

اگر به طور صحیح و در شرایط مناسب مسوولیت را واگذار کنیم با این کار علاوه بر ایجاد انگیزه، آموزش نیز به تیم خود ارایه خواهیم کرد.

تصمیم­‌ها بسیار سریع‌­تر و فعال‌­تر گرفته خواهد شد

می­‌توان وقت بیشتری را برای آماده‌سازی آینده و کارهای در پیش رو اختصاص دهیم

برای شروع و واگذاری مسوولیت چه اقدام‌هایی انجام دهیم

واگذاری مسوولیت به معنی سپردن کاری به فرد (یا به یک گروه) است. یعنی ما اطمینان داریم اگر قدرت اجرایی را به او بدهیم، می­‌تواند اهداف را محقق کند، مهم‌ترین بخش شفاف کردن مسوولیت است. برای اتخاذ تصمیم، باید ماموریت، اهداف و معیارهای تشخیص نتایج را بسیار دقیق تعریف کرد. یعنی باید دیدگاه روشنی داشته باشیم. این دیدگاه، با ترکیب دستورات جزئی و شیوه استفاده از ابزار بدست نخواهد آمد. بلکه با دقیق کردن نتایج مورد نظر نتیجه بهتری خواهد داشتو

یک شرط دیگر مسوولیت پذیر کردن، قابل مشاهده بودن نتایج است. باید به روش‌ها­یی آسان، اطلاعات دقیق و سریع درباره­ نتایج کاری که انجام شده است را در دسترس قرار دهیم.

عذرهای بد، برای واگذار نکردن مسوولیت

چند انگیزه قابل بیان که معمولا به کار می‌بریم، برای اینکه کاری را به دیگران واگذار نکنیم:

باید کنترل موقعیت را در دست داشته باشم

رئیسم از من می‌­خواهد که خودم آن کار را انجام دهم

می­‌ترسم ببینم همکارم شکست خورده است

من بهتر از او می‌­توانم کار را انجام دهم

باید همین الان انجام شود

او سرش خیلی شلوغ است

نمی‌­خواهم از کسی بخواهم کار را انجام دهد که من دوست ندارم، انجام دهد

آرزو می‌­کنم که شایستگی پاداشش را داشته باشم

نمی­خواهم غیرفعال به نظر برسم

خودم خیلی دوست دارم که آن را انجام دهم و دلیلی نمی­بینم این خوشی را به دیگری انتقال دهم

چگونه مسوولیت را واگذار کنیم؟

نکته مهم: به خاطر داشته باشید “من مسوول کیفیت واگذاری وظیفه­ای هستم که آن را واگذار می­کنم”

توصیه مهم می‌­شود که ابتدا منافع را شفاف کنید و در جستجوی موافقت فرد مقابل باشید. واگذاری وظیفه نمی‌­تواند به من تحمیل شود. همچنین باید این را در نظر بگیریم که واگذاری مسوولیت، باید مطابق با توان همکارم باشد. مثلا من از همکاری که مهارت و تجربه کار با آفیس را ندارد، نمیتوانم درخواست کنم که گزارش عملکرد ماهانه یا فصلی واحد را تهیه کند. بخشی از توان فردی در اثر تجربه گذشته و نتایج کسب شده حاصل می­شود و بخش دیگر، توان فراگیری با توجه به توانمندی نهفته­ی همکار است. به طور خلاصه:

تعریف اهداف واگذاری مسوولیت با توضیح در رابطه با دلایلی که برای آن وجود دارد

دقیق کردن قوانین و میزان قدرت در تصمیم­گیری­ای که منتقل کرده­‌ایم

واگذار کردن ابزار لازم و کمک­‌هایی که مدیریت می­‌تواند فراهم کند

به چه کسی مسوولیت واگذار کنیم؟

به افرادی مسوولیت واگذار کنیم که:

کارها را بهتر از ما انجام می­دهند

شایستگی این کار را دارند، یا فکر می­کنیم که شایسته خواهند شد.

افرادی که به دنبال پیشرفت هستند و ما با این کار آنها را تحریک می­کنیم

اگر می‌­خواهیم فردی را بسنجید به او مسوولیت واگذاری کنید

افرادی که برای انجام ماموریت و مسوولیت وقت اختصاص می­دهند، جز این دسته افراد هستند

افرادیکه قابل دسترس هستند

به دوستان علاقمند به این موضوع، پیشنهاد می‌کنم مقاله مسئولیت پذیری و نقش آن در افزایش عزت نفس را مطالعه کنند.

“برای هم، دنیای بهتری بسازیم“